Promemoria degli appuntamenti su WhatsApp: come farli senza pensarci
Una cliente che si dimentica l'appuntamento è un'ora di poltrona pagata e vuota. Il promemoria il giorno prima è il modo più semplice per evitarlo, e WhatsApp è dove le clienti già ti scrivono. Le strade sono due: a mano, o in automatico.
A mano, con l'app WhatsApp Business
L'app WhatsApp Business è gratuita. Ti permette di salvare risposte rapide, cioè testi pronti da richiamare con una scorciatoia, e di mettere etichette alle chat. Ogni sera apri l'agenda del giorno dopo, cerchi le clienti e mandi il testo. Funziona, ma prende tempo ogni sera, e si salta proprio nei giorni pieni, quando servirebbe di più.
- Salva una risposta rapida con nome, giorno e ora da completare
- Usa un'etichetta «promemoria inviato» per non scrivere due volte
- Chiedi di rispondere se non può venire, così sposti subito
In automatico, collegato all'agenda
Per mandare i promemoria senza toccare il telefono serve la piattaforma WhatsApp Business di Meta, collegata all'agenda. I messaggi automatici usano testi approvati prima da WhatsApp, e Meta li fattura a messaggio, con prezzi che dipendono dal paese e dal tipo di messaggio. In cambio non devi più ricordarti niente: il promemoria parte da solo per ogni appuntamento.
Cosa scrivere nel promemoria
Breve, con quello che serve e un modo facile per spostare. Per esempio: «Ciao Giulia, ti ricordiamo l'appuntamento di domani, giovedì alle 15:00, per colore e piega con Anna. Se non riesci a venire rispondi qui e troviamo un altro orario.»
- Nome della cliente, giorno, ora e servizio
- Con chi ha appuntamento, se in salone siete in più
- Come avvisare se non può venire
- Nessuna promozione dentro il promemoria: sono due messaggi diversi, anche per WhatsApp
Quando mandarlo
Il giorno prima, nel pomeriggio, è il compromesso più comune: abbastanza presto per spostare, abbastanza vicino per ricordarselo. Per i servizi lunghi, come un colore con trattamento, può servire anche un messaggio qualche giorno prima.
Le regole da rispettare
Scrivi solo a clienti che ti hanno dato il numero e si aspettano i tuoi messaggi. Il promemoria di un appuntamento preso è un messaggio di servizio; le promozioni sono marketing e richiedono il consenso della cliente. Mescolarli è il modo più veloce per farsi segnalare.
Come lo fa Kairo
Kairo collega il WhatsApp del salone, lo stesso numero che le clienti conoscono, e manda il promemoria il giorno prima di ogni appuntamento con un testo già approvato da WhatsApp. Se la cliente scrive che non può venire, le propone gli orari liberi. Il giorno dopo la visita può chiederle una recensione. Rispondere a chi ti scrive è gratuito; i promemoria li fattura Meta al salone, al prezzo di Meta, senza ricarichi di Kairo.
Domande frequenti
- I promemoria su WhatsApp sono gratis?
- Mandarli a mano dall'app WhatsApp Business è gratuito. I messaggi automatici tramite la piattaforma di Meta si pagano a messaggio, con i prezzi che Meta stabilisce per paese e categoria. Rispondere a una cliente che ti ha scritto è gratuito.
- Posso usare il numero WhatsApp che ho già?
- Con Kairo sì: il numero del salone resta quello che le clienti conoscono.
- Meglio SMS o WhatsApp per i promemoria?
- Su WhatsApp la cliente risponde nella stessa chat in cui le hai scritto, e può spostare l'appuntamento senza telefonare. Kairo usa solo WhatsApp.