Informativa sulla Privacy

Titolare del trattamento è Heritage Srls, con partita IVA 09949440961, con sede legale in Via Martiri di Cefalonia, 4, 20097 San Donato Milanese (MI), Italia. Per qualsiasi questione relativa alla privacy puoi scriverci a kairo.aidesk@gmail.com o a kairo.aidesk@gmail.com.

Non abbiamo l'obbligo di nominare un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO); qualora venga nominato, i suoi recapiti saranno pubblicati qui.

Kairo tratta i dati personali in due vesti distinte:

• Come Titolare, per i dati dei visitatori del sito, di chi si iscrive alla lista d'attesa e dei professionisti titolari di un account Kairo.
• Come Responsabile del trattamento, per i dati personali dei clienti finali del salone che il salone stesso inserisce e gestisce dentro Kairo. In questo caso il salone è il Titolare di quei dati e noi li trattiamo solo su sua istruzione, secondo l'accordo sul trattamento (DPA) richiamato nei Termini.

Kairo è innanzitutto un prodotto software: la maggior parte dei dati che trattiamo nasce dall'uso quotidiano dell'app, non dal sito web. Qui sotto distinguiamo i dati del prodotto da quelli del sito/lista d'attesa.

Account e abbonamento del prodotto:

• dati identificativi e di contatto, credenziali di accesso, dati dell'attività e dati di fatturazione/pagamento.
• se accedi con "Accedi con Google": nome, indirizzo email e immagine del profilo forniti da Google, al solo fine di creare/autenticare il tuo account.

Personale del salone (account multi-utente):

• se il salone abilita più utenti, trattiamo anche i dati del personale: nome, ruolo, credenziali di accesso, PIN di elevazione dei permessi (titolare/dipendente) e cronologia degli accessi.
• l'accesso ai dati economici e aggregati (es. margini, incasso complessivo) è riservato al titolare: per progettazione, un dipendente che usa l'assistente IA vede solo i dati del cliente che sta seguendo, mai dati aggregati su altri clienti, colleghi o servizi.

Dati aziendali del salone gestiti nel prodotto: appuntamenti e agenda, servizi, incassi, ricevute e fatture elettroniche, prodotti e magazzino, metriche di ricavo e marginalità, crediti IA consumati e log di utilizzo tecnico del prodotto.

Telefonia e messaggistica (se attivate): numero di telefono del cliente, audio e trascrizioni delle chiamate nella misura necessaria al funzionamento dell'assistente vocale, messaggi SMS e WhatsApp inviati/ricevuti con il relativo esito di consegna, e le richieste rivolte al nostro assistente IA (testo delle domande e delle risposte generate).

Dati personali dei clienti del salone (trattati per conto del salone): nome, contatti, storico appuntamenti, note tecniche (es. formule colore, allergie/annotazioni fornite dal salone), storico acquisti e ogni altro dato che il salone decide di registrare. Il salone è responsabile della liceità di questi dati.

Alcune di queste note (es. allergie) possono rientrare tra le categorie particolari di dati ex art. 9 GDPR: spetta al salone individuare un'idonea base giuridica per il loro trattamento (es. consenso esplicito del cliente finale).

Sito web e lista d'attesa:

• nome dell'attività, tuo nome, contatto (email o telefono), categoria dell'attività;
• dati tecnici raccolti dai log del provider di hosting (indirizzo IP, tipo di browser, data e ora della richiesta) per sicurezza e diagnostica.

• Fornire ed erogare il servizio e gestire l'account — esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Gestire la lista d'attesa e le richieste commerciali — tuo consenso o legittimo interesse a rispondere alla tua richiesta (art. 6.1.a/f).
• Fatturazione, contabilità e adempimenti fiscali — obbligo legale (art. 6.1.c).
• Sicurezza, prevenzione abusi e miglioramento del servizio — legittimo interesse (art. 6.1.f).
• Comunicazioni di marketing su prodotti e novità — consenso, revocabile in ogni momento (art. 6.1.a).
• Generazione di analisi e risposte tramite intelligenza artificiale — esecuzione del contratto e/o legittimo interesse (art. 6.1.b/f).
• Produzione di statistiche aggregate e anonime sul settore, utilizzate per le funzioni di confronto del prodotto e messe a disposizione di terzi anche a titolo oneroso — legittimo interesse sui dati di cui siamo Titolare (art. 6.1.f) e, per i dati trattati per conto del salone, istruzione documentata del Titolare (art. 28.3.a). Vedi sez. 6.

Dall'uso del prodotto ricaviamo statistiche aggregate sul settore: per esempio quanto si vende di una categoria di prodotto, come varia la domanda nel corso dell'anno, quali servizi vengono acquistati insieme. Queste statistiche alimentano le funzioni di confronto (benchmark) che restituiamo ai saloni stessi e possono essere messe a disposizione di soggetti terzi — per esempio i fornitori di prodotti professionali — anche a titolo oneroso.

Il risultato di questo processo è un dato anonimo, dal quale non è possibile risalire a un singolo salone né, a maggior ragione, a un singolo cliente finale. In concreto:

• rimuoviamo nomi, contatti e ogni altro identificativo prima dell'aggregazione: nessun dato personale dei Clienti finali entra nelle statistiche;
• diffondiamo un valore aggregato solo quando riguarda un numero minimo di saloni (almeno cinque), così che nessun dato individuale sia ricavabile per differenza;
• non comunichiamo mai a terzi dati riferibili a un salone identificato o identificabile senza un suo assenso specifico, prestato nelle impostazioni dell'account e revocabile in ogni momento.

Per i dati aziendali del salone, di cui siamo Titolare, la base giuridica dell'aggregazione è il nostro legittimo interesse a sviluppare e migliorare il Servizio (art. 6.1.f GDPR). Per i dati trattati per conto del salone, l'aggregazione e l'anonimizzazione costituiscono un'istruzione documentata del Titolare ai sensi dell'art. 28.3.a GDPR, contenuta nel DPA. Una volta anonimizzato, il dato non è più un dato personale e il suo utilizzo esula dal GDPR (considerando 26).

Puoi opporti in qualsiasi momento al trattamento fondato sul legittimo interesse scrivendo a kairo.aidesk@gmail.com.

Non vendiamo i tuoi dati personali. Li condividiamo solo con le categorie di fornitori indicate di seguito, che li trattano per nostro conto con garanzie adeguate (le statistiche aggregate e anonime di cui alla sezione 6 non sono dati personali e seguono le regole lì descritte):

• fornitori di hosting e infrastruttura cloud, per l'erogazione del sito e dell'applicazione;
• fornitore di hosting del database, in Unione Europea;
• fornitori di servizi di intelligenza artificiale, per l'elaborazione del linguaggio naturale e, ove attivo, l'assistente vocale (USA o UE, in modalità zero-data-retention e con garanzie adeguate — vedi sez. 5 e 8);
• Stripe — gestione dei pagamenti e degli abbonamenti;
• fornitori di telefonia e messaggistica, incluso WhatsApp (Meta) per i messaggi inviati su tale canale;
• fornitore di invio email transazionali e di supporto;
• Google — accesso tramite "Accedi con Google" e, previo consenso, analisi aggregate sull'uso del sito (Google Analytics);
• consulenti professionali e autorità competenti, ove richiesto dalla legge.

L'elenco nominativo e aggiornato di tutti i responsabili del trattamento (sub-processor) è disponibile su richiesta scrivendo a kairo.aidesk@gmail.com.

Alcuni fornitori possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, in particolare negli Stati Uniti (fornitori di intelligenza artificiale, di pagamento, di telefonia/messaggistica, di invio email e Google). In tal caso il trasferimento avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard della Commissione UE e di misure supplementari adeguate. Il database è invece ospitato in Unione Europea.

In particolare, le richieste all'assistente IA possono essere elaborate da fornitori situati fuori dallo SEE: il contenuto della richiesta — che può includere nomi, contatti, agenda e dati di spesa dei Clienti finali — viene quindi trattato al di fuori dell'Unione. Trasferiamo il minimo necessario a produrre la risposta e, come indicato alla sezione 5, il fornitore non conserva quel contenuto oltre l'elaborazione.

• Lista d'attesa: fino al lancio del servizio nella tua area o alla revoca del consenso.
• Account e dati aziendali: per tutta la durata del contratto.
• Dati di fatturazione e pagamento: gestiti da Stripe, che conserva le relative scritture secondo le proprie policy e gli obblighi di legge.
• Dati dei clienti del salone: conservati per la durata del contratto e cancellati entro 48 mesi dall'ultimo utilizzo dell'account; il salone può richiederne l'esportazione o la cancellazione anticipata in ogni momento.
• Log tecnici: fino a 12 mesi.

Puoi esercitare in ogni momento i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione, e revocare il consenso prestato, scrivendo a kairo.aidesk@gmail.com. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Italia) o all'autorità del tuo Paese di residenza.

Se i tuoi dati sono trattati da Kairo per conto di un salone, rivolgi le tue richieste direttamente al salone, che ne è il Titolare; noi lo assisteremo come richiesto.

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate: cifratura dei dati in transito e a riposo, controlli di accesso, hosting su infrastruttura UE e principi di minimizzazione dei dati.

Riceviamo e gestiamo secondo la presente procedura ogni richiesta di accesso, comunicazione o conservazione di dati personali proveniente da autorità pubbliche, forze dell'ordine o organi giurisdizionali, sia per i dati di cui siamo Titolare sia per quelli che trattiamo come Responsabile per conto di un salone.

• Controllo di legalità — ogni richiesta è accettata solo in forma scritta e registrata all'arrivo. Prima di qualsiasi consegna verifichiamo la competenza dell'autorità richiedente, la base giuridica invocata, la giurisdizione applicabile e la regolarità formale dell'atto; la richiesta è sottoposta a valutazione legale e nessun dato viene consegnato senza tale validazione.
• Rifiuto delle richieste illegittime — se la richiesta è priva di base giuridica, eccede la competenza dell'autorità, proviene da una giurisdizione non applicabile o non è formalizzata, viene respinta per iscritto con motivazione. Ove necessario chiediamo chiarimenti o l'emissione di un provvedimento valido prima di riesaminarla, e ci opponiamo nelle sedi competenti se la richiesta resta illegittima.
• Minimizzazione — consegniamo esclusivamente il minimo indispensabile a soddisfare la richiesta convalidata, limitato alle persone, alle categorie di dati e al periodo temporale espressamente indicati. Non effettuiamo mai l'esportazione integrale di un account, di un archivio clienti o del database, e non estendiamo la consegna a dati di terzi non oggetto della richiesta.
• Documentazione — teniamo un registro interno delle richieste ricevute con data di ricezione, autorità richiedente, base giuridica invocata, esito della verifica di legalità, dati eventualmente consegnati, persona che ha deciso e data della decisione. Il registro è conservato come prova della procedura seguita.
• Notifica agli interessati e ai clienti — se la richiesta riguarda dati trattati per conto di un salone, informiamo senza ritardo il salone in quanto Titolare e non diamo seguito alla richiesta senza le sue istruzioni, salvo che la legge ci imponga di procedere. Ove la legge lo consenta, informiamo l'interessato della richiesta che lo riguarda.

Soggetto designato per la ricezione, la valutazione e la decisione su tali richieste è Heritage Srls, in qualità di Titolare del trattamento, all'indirizzo kairo.aidesk@gmail.com. Ogni richiesta va indirizzata per iscritto a tale recapito: richieste ricevute per via informale, telefonica o verbale non vengono evase.

L'uso di cookie e tecnologie simili è descritto nella Cookie Policy.

Potremo aggiornare la presente informativa. La versione vigente è sempre pubblicata su questa pagina, con la data di ultimo aggiornamento indicata in alto.