La scheda cliente del parrucchiere: cosa scrivere, e perché
Una scheda fatta bene permette a chiunque in salone di rifare lo stesso colore, anche se chi l'ha fatto è in ferie. Una fatta male è un nome e un numero di telefono. Qui trovi i campi che servono davvero, divisi tra quelli da scrivere una volta e quelli da aggiornare a ogni visita.
I dati da scrivere una volta
Cambiano raramente e servono a riconoscere e contattare la cliente.
- Nome, cognome e numero WhatsApp
- Come ti ha trovata: passaparola, Google, Instagram, un marketplace
- Consenso ai messaggi promozionali, con la data
- Allergie e sensibilità note, con il consenso a registrarle
- Tipo e condizione del capello: spessore, porosità, colorazioni e trattamenti precedenti
La scheda tecnica di ogni visita
È la parte che fa la differenza, ed è quella che di solito resta nella testa di chi ha lavorato. Va legata alla singola visita, non riscritta sopra la precedente: così vedi come è cambiata nel tempo.
- Servizio eseguito e chi l'ha eseguito
- Formula colore: base, tonalità, volumi dell'ossigeno, proporzioni
- Tempo di posa reale
- Prodotti usati e prodotti venduti
- Risultato, e cosa cambiare la prossima volta
- Prezzo pagato ed eventuale sconto
Quello che la scheda di carta non ti dice
Con abbastanza visite, la scheda racconta anche cose che nessuno ha scritto: ogni quante settimane torna la cliente, quanto spende in un anno, quali servizi non ha mai provato. È da lì che capisci chi sta per smettere di venire, prima che succeda.
Privacy: le tre cose da sapere
La scheda contiene dati personali, quindi vale il GDPR: raccogli solo quello che serve al servizio, tienilo al sicuro e cancellalo se la cliente lo chiede. Le allergie sono dati sulla salute: registrale solo per la sicurezza del servizio e con il consenso esplicito della cliente. Per i messaggi promozionali serve un consenso a parte. Per il tuo caso specifico, chiedi conferma al tuo consulente.
Carta, Excel o gestionale?
La carta va bene finché lavori da sola e la scheda resta in salone. Un foglio di calcolo regge qualche centinaio di clienti, ma la formula di ogni visita diventa una cella sempre più lunga. Un gestionale tiene la storia visita per visita e la ritrova in un secondo, anche dal telefono.
Dove ti aiuta Kairo
In Kairo la scheda tecnica resta attaccata a ogni visita: base, volumi, tempo di posa e prodotti. Sopra la storia, Kairo legge il ritmo di ogni cliente e ti avvisa quando una cliente di valore lo supera, con il messaggio già pronto. Le schede che hai oggi le importi con l'onboarding.
Domande frequenti
- Ogni quanto va aggiornata la scheda cliente?
- La parte tecnica a ogni visita: due righe mentre la cliente è al lavatesta. I dati di contatto solo quando cambiano.
- Posso importare le schede clienti che ho già?
- Sì. Con l'onboarding di Kairo importi clienti, listino e prossimi appuntamenti dal gestionale che usi oggi, e riparti da dove eri.
- Serve il consenso per scrivere le allergie nella scheda?
- Sì: le allergie sono dati relativi alla salute e vanno registrate con il consenso esplicito della cliente, solo per la sicurezza del servizio. Per i dettagli del tuo caso chiedi al tuo consulente privacy.